Tener la capacidad de comunicarse eficazmente, ya sea en una empresa nueva o en una grande, a través del ordenador o en persona, es una habilidad que cada persona puede tomarse el tiempo de desarrollar y mejorar. Y, esto es especialmente importante para los líderes y gerentes de todo.
Este artículo abordará cómo el manager y su equipo pueden trabajar y mejorar su estrategia de comunicación y cómo puede beneficiar los esfuerzos para una comunicación más transparente y directa.
Utilizar herramientas tecnológicas para la comunicación
Si aún no lo ha notado, la tecnología está presente en todo el mundo. En todos los rincones encontrará alguna pieza de tecnología que ayuda a mejorar las operaciones y los flujos de trabajo.
Por supuesto, como el trabajo desde casa se está convirtiendo en una norma, junto con el trabajo híbrido, cada vez más empresas se dan cuenta de que deben hacer un esfuerzo más consciente para mejorar sus comunicaciones con sus equipos y personal.
La tecnología ha desempeñado un papel importante a la hora de hacer que esto sea más posible y sencillo de implementar en sus estrategias de comunicación. Existen muchas opciones y plataformas disponibles, como Slack, videoconferencias como Google Meet o Zoom, y plataformas de gestión de proyectos como Asana, Trello o Clickup.
Cada una de estas herramientas digitales sirve para lograr un mayor compromiso y comunicación con tu personal. La mayoría de estas herramientas son gratuitas, y las funciones premium y los usuarios adicionales tienen un pequeño coste. También es beneficioso para aquellas empresas que pueden trabajar separadas entre sí.
Organizar reuniones personales
Una de las estrategias de comunicación más subestimadas es el uso de reuniones cara a cara con los empleados. Cuando uno se toma el tiempo para hablar con el otro de forma abierta y honesta, se proporciona un lugar de trabajo más acogedor e inclusivo para aquellos con los que se trabaja.
La comunicación cara a cara puede darle al manager y al otro empleado un momento para hablar de cosas que puedan preocuparles, ofrecerles orientación e incluso proporcionarle la oportunidad de hacerles saber que se les aprecia y felicitarles por sus logros y su trabajo bien hecho.
También, es un buen momento para crear confianza mutua, lo que ayuda a abrir con más amplitud, los canales de comunicación. Al establecer relaciones y facilitar la confianza, los empleados se sentirán más cómodos participando y expresando sus opciones e ideas; esto nos lleva al siguiente punto.
Construir un entorno inclusivo
¿Cómo puede alguien sentirse cómodo y confiado para expresar sus preocupaciones, ideas y pensamientos si no siente que el entorno en el que se encuentra le apoya en sus esfuerzos? Pues no puede, y saber esto hace que el objetivo de mejorar la comunicación sea aún más perjudicial.
La creación de un entorno de trabajo que sea transparente en la comunicación en todas las formas posibles hace que la cultura de la empresa sea mejor y más agradable. Promueve que los empleados tengan confianza y se sientan cómodos expresándose en asuntos importantes, tales como la forma en que las cosas están funcionando para ellos, si algo no va bien o si les gustaría hacer mejoras en un proceso en particular.
Se crea una gran diferencia si se adopta un enfoque descendente en este respecto. Si los managers y líderes pueden ser abiertos, ayuda a que el resto del personal y los miembros del equipo se sientan animados a hacerlo.
Fomentar la retroalimentación (en los dos sentidos)
Sin duda has oído hablar de la expresión "crítica constructiva". Y posiblemente hayas temido el momento en que tenga que proporcionar retroalimentación al personal o recibirla de él. Sin embargo, la retroalimentación es crucial para entender las necesidades del personal y dónde pueden producirse mejoras tanto para los líderes como para su equipo.
Lo importante de la retroalimentación es que debe presentarse de manera que sea digerible y útil para ambos. Por supuesto, no siempre es una tarea fácil, sea cual sea el lado de la mesa en el que te sientes; sin embargo, adoptar una actitud positiva, constructiva y significativa hacia la retroalimentación puede ayudar mucho.
Practicar las 7C's de la comunicación
Cuando se desarrolle las estrategias en el lugar de trabajo, es esencial que se tenga en cuenta las 7C de la comunicación. Todas ellas forman parte de una comunicación eficaz y pueden ser una gran guía a seguir.
Completitud - Proporcionar todos los hechos y la información necesaria para tomar una decisión más informada.
Concisión - Expresar todos los puntos importantes sin palabras o información innecesaria. Corto y al grano.
Consideración - Pensar en el público y en cómo se comunica y recibe la información. Incluyendo puntos de vista, influencias culturales y educación.
Claridad - Asegúrese de que aborda los puntos en cuestión. El marco temporal y los objetivos generales pueden tocarse aquí.
Concreción - Ser lo más claro y directo posible, utilizando datos de apoyo cuando sea necesario.
Cortesía - Desarrollar el mensaje en relación con la forma en que las audiencias pueden recibirlo y de forma respetuosa.
Corrección - La información se presenta correctamente en términos gramaticales y ortográficos, así como el uso adecuado del lenguaje.
Tenga en cuenta estos siete puntos a la hora de desarrollar su estrategia de comunicación para lograr el éxito de su organización.
Empiece a crear su estrategia de comunicación
Las estrategias de comunicación de las que hemos hablado son sólo algunos ejemplos de lo que su organización puede hacer para iniciar el camino hacia un mejor ambiente de trabajo entre sus empleados.
Cada organización construirá su estrategia de la manera que sea más influyente para ellos y sus equipos. No es necesario disponer de un gran presupuesto para construir su estrategia, de hecho muchas de las cosas que puede hacer cuestan poco o nada y sólo requieren un poco de pensamiento, consideración y participación.
La comunicación eficaz es una habilidad que se puede mejorar y desarrollar constantemente. Puede implicar una variedad de herramientas, ideas y objetivos diferentes que crean un entorno de trabajo y una cultura de la que sus empleados estarán orgullosos de formar parte.